Rozpoczynająca się majówka to dobry moment na organizację wyjazdów integracyjnych dla pracowników, spotkań czy pikników rodzinnych. Planując przygotowanie tego typu świadczeń pozapłacowych dla osób zatrudnionych, warto pamiętać, aby miały one w większości charakter szkoleniowy. Zmniejszy to ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Wydatkując firmowe pieniądze na firmową majówkę zweryfikuj wcześniej jakie to wywoła skutki podatkowe: VAT, CIT, PIT. 

Pomocne może okazać się udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania

• jaki jest cel wydatku?

  Ważny jest związek przyczynowo – skutkowy z osiąganymi przychodami  przez firmę. Do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu. A zatem wydatki na zakładową majówkę dla pracowników będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych, jeśli firma uzasadni, że był to wydatek racjonalny. Wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy integracyjnej bądź wyjazd integracyjny dla pracowników są tzw. kosztami pracowniczymi, które można zasadniczo zaliczyć do kosztów podatkowych spółki. Istotne jest jednak aby przy organizowaniu takiej imprezy podkreślić charakter motywacyjny i integracyjny. Celem wydatku może być zintegrowanie  pracowników z firmą, budowania zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika. Przeczytaj przykładową Interpretacja dyrektora IS w Bydgoszczy z 17 lutego 2014 r., nr ITPB3/423-559/13/PST lub  Wyrok NSA z 16 października 2013 r. sygn. akt II FSK 2908/12.

• jak jest finansowany?

  Wydatki na zorganizowanie imprezy integracyjnej lub wyjazd integracyjny, np. majówkę pracowniczą, zasadniczo powinny być finansowane ze środków obrotowych firmy. W organizowaniu tych imprez nie jest bowiem brane pod uwagę kryterium sytuacji rodzinnej, życiowej czy materialnej pracowników. Kierowanie się powyższymi kryteriami jest istotne, jeśli przyznane świadczenia mają być finansowane z ZFŚS. A zatem bezpieczniej dla firmy będzie, jeśli zorganizuje imprezę integracyjną ze środków obrotowych firmy.

    

• jak go udokumentujesz?

  Warto zadbać o jak najlepsze udokumentowanie celu wyjazdu, jak i jego przebiegu. Im więcej dowodów potwierdzających charakter motywacyjny i integracyjny zorganizowanej imprezy, tym większa pewność, że nie zostanie zakwestionowana w kosztach w przypadku kontroli. Warto do faktur potwierdzających wydatek dołączyć np. program organizowanej majówki. Ponadto w programie wyjazdu należałoby umieścić np. prezentację dotyczącą podsumowania działalności spółki, plan jej rozwoju na przyszłość, podsumowanie pracy zespołu, zabawy integracyjne, zabawy poprawiające komunikację międzyludzką itp. UWAGA! Jeśli w wyjeździe integracyjnym biorą też udział członkowie rodzin pracowników, to wydatki związane z ich udziałem powszechnie nie są uznawane za koszt podatkowy przez organy podatkowe, a takie stanowisko potwierdzają także sądy administracyjne. Przeczytaj przykładowy Wyrok WSA we Wrocławiu z 3 grudnia 2010 r., sygn. akt I SA/Wr 881/10.

   

  Kolejno mogą pojawić się dylematy takie jak:  

O jakich zdarzeniach majówkowych możemy zatem pomyśleć?

1. Wyjazd integracyjny

Pracownicy, którzy wezmą udział w bezpłatnym wyjeździe integracyjnym, czy też spotkaniu mającym na celu rozrywkę nie uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia (zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Przychód taki nie będzie opodatkowany PIT. Na przestrzeni wielu lat stanowisko to nie było jednoznaczne.  Ostatecznie kwestię te rozstrzygnął wyrok Trybunału Konstytucyjnego  z dnia 8.07.2014.  Trybunał uznał, że kryterium wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) nie jest spełnione, jeśli pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych, czy szkoleniowych, choćby organizowanych poza miejscem pracy. Zdaniem Trybunału nawet jeśli pracownik bierze udział w takim spotkaniu dobrowolnie, to po jego stronie nie wystąpi korzyść, polegająca choćby na zaoszczędzeniu wydatku. Nie można bowiem przyjąć, że gdyby pracodawca nie zorganizował szkolenia czy spotkania integracyjnego, to pracownik wydatkowałby własne środki na udział w tego typu imprezie. Trybunał Konstytucyjny stwierdził zatem, że kryterium, które należy stosować ustalając, czy dane nieodpłatne świadczenie pracodawcy stanowiło przychód ze stosunku pracy, jest wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia, które może przybrać formę wymiernej korzyści majątkowej, ewentualnie polegać na zaoszczędzeniu wydatku.

2. Piknik dla pracowników i ich rodzin

Część firm, jako alternatywę dla wyjazdów integracyjnych, decyduje się na urządzenie pikników dla pracowników i członków ich rodzin. Takie wydarzenie pozwala na lepszą integrację i najczęściej znacząco poprawia atmosferę pracy. Uczestnictwo pracowników w takim pikniku powoduje powstanie dla nich przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Jeżeli pracodawca zdecyduje się zorganizować w ramach pikniku np. konkursy i loterie z nagrodami przychodem dla pracowników będzie również wartość otrzymanych nagród.  Przychody pracowników mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, pod warunkiem że świadczenia te finansowane są z ZFŚS (np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 września 2011 r., nr ITPB2/415-606/11/ENB).Przy czym, wysokość zwolnienia limitowana jest do 380 zł rocznie. Planując organizację pikniku trzeba pamiętać, że – zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 maja 2011 r., nr ILPB3/423-88/10/11-S/KS) – wydatki poniesione przez pracodawcę na organizację pikniku w części przypadającej na członków rodzin pracowników nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.  W ocenie organów podatkowych wydatków takich nie można traktować jako kosztów pracowniczych. Jednocześnie wskazują też, że trudno dopatrzeć się nawet pośredniego związku tych kosztów z przychodami pracodawcy. W konsekwencji takich wydatków nie odliczymy od przychodów.

3. Pracownik na szkoleniu

W okresie mniej wytężonej pracy wiele firm decyduję się na podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników. Takie działanie pracodawcy pozwoli na podniesienie kompetencji zawodowych osób zatrudnionych, co potencjalnie powinno przełożyć się na zwiększenie wydajności pracy podwładnych i w konsekwencji, umożliwi generowanie wyższych przychodów. Warto również pamiętać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych jest m.in. wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zatem, przychód pracownika związany z uczestnictwem w zorganizowanym przez pracodawcę wydarzeniu, którego podstawowym celem jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest zwolniony z opodatkowania.

4. Wyjazdy i spotkania integracyjne 

Obecnie możliwość zaliczania przez pracodawcę wydatków poniesionych na organizację wyjazdów i spotkań integracyjnych dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów, nie budzi większych wątpliwości. Koszty organizacji imprez integracyjnych są kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów, jeśli pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istotny jest więc cel organizowanego spotkania. W opinii organów podatkowych, aby można było zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z imprezami integracyjnymi, muszą być one organizowane w celu poprawy atmosfery w pracy oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. Pamiętajmy, że część organów podatkowych stoi na stanowisku, że wydatki poniesione przez pracodawców na organizację spotkania, polegającego wyłącznie na konsumpcji oraz wspólnym spędzeniu czasu, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

5. Dofinansowanie wyjazdu 

W ramach świadczeń pozapłacowych pracodawcy często decydują się na przekazanie na rzecz pracowników dofinansowania wyjazdu wypoczynkowego. Takie dofinansowanie finansowane ze środków obrotowych firmy będzie stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Natomiast jeżeli wyjazd wypoczynkowy podwładnego dofinansowany jest ze środków ZFŚS, to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, jest zwolniony z podatku do wysokości 380 zł. Opodatkowaniu PIT podlega nadwyżka ponad 380 zł. Warto pamiętać, że przekazane osobom zatrudnionym dofinansowanie na wyjazdy wypoczynkowe finansowane ze środków ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Rozważając organizację dodatkowych atrakcji dla pracowników warto szczegółowo przemyśleć zakres planowanych wydarzeń. Przedsięwzięcia takie powinny mieć, w swojej przeważającej części charakter szkoleniowy, co pozwoli zminimalizować ryzyko określenia przez organy podatkowe przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń po stronie pracowników oraz zakwestionowania możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na organizację atrakcji dla pracowników. Jeżeli szef zdecyduje się na dofinansowanie wyjazdów wypoczynkowych swoich podwładnych, to najkorzystniejszym sposobem będzie udzielanie takiego dofinansowania z środków ZFŚS.